Facturación electrónica
Un consecutivo de factura electrónica no se reutiliza nunca
Un número de comprobante que ya se usó queda ocupado, lo haya aceptado Hacienda o lo haya rechazado. Por qué eso deja saltos en su numeración y por qué taparlos empeora las cosas.
Un viernes a las seis de la tarde la pantalla se queda con el círculo girando. El cliente ya se fue con su comprobante impreso en la mano y el sistema todavía no dice si Hacienda lo recibió.
El lunes, revisando la numeración, aparece un hueco: después de la 138 sigue la 140. Nadie borró nada.
El consecutivo es el número de veinte dígitos que su sistema de facturación le asigna a cada comprobante electrónico antes de enviarlo a Hacienda. Va incrustado dentro de la clave numérica de cincuenta dígitos que identifica al documento.
- Un consecutivo se gasta cuando se usa, no cuando se acepta.
- Aceptado o rechazado, ese número queda ocupado para siempre y no vuelve a estar disponible.
- Si se reenvía un comprobante con un consecutivo ya usado, la plataforma de Hacienda lo rechaza por duplicado.
- El sistema asigna los números sin saltárselos, como exige el reglamento. Lo que puede quedar con huecos es su lista de comprobantes aceptados, y esos huecos no se rellenan.
Generar y controlar esa numeración es obligación del sistema de comprobantes electrónicos. Base normativa: Decreto N.º 44739-H, artículos 13.4, 14.3, 14.6, 16 y 19, y artículo 2 de la Resolución MH-DGT-RES-0027-2024.
El huecoPor qué su numeración salta
Un salto en la numeración de comprobantes electrónicos casi nunca es un error. Significa que un número se generó, se envió y no llegó a aceptarse: el sistema lo dio por gastado y siguió con el siguiente.
Detrás del salto hay dos formas distintas de contar. El dueño del negocio cuenta ventas: si va en la factura 500, vendió 500 veces. Hacienda cuenta documentos emitidos, que es otra cosa. Cada vez que el sistema arma un comprobante y lo manda, ese número sale al mundo y queda registrado como intento, prospere o no.
Cuando las dos cuentas se separan aparece el hueco. Y cuando alguien trata de cerrar el hueco a mano, aparece el problema de verdad.
El consecutivo no cuenta ventas. Cuenta intentos.
Vale despejar una confusión acá, porque el reglamento parece decir lo contrario. El artículo 13.4 del Decreto N.º 44739-H exige que el sistema asigne la numeración de forma estrictamente consecutiva y sin saltos, y así ocurre: el sistema no se brinca el 139, se lo asigna a un comprobante y lo transmite. La lista que queda con huecos es otra, la de los documentos que Hacienda aceptó. La obligación pesa sobre cómo se asignan los números, no sobre cuántos terminan siendo válidos.
La reglaAceptado o rechazado, el número no vuelve
Un comprobante electrónico rechazado por Hacienda no tiene validez tributaria, pero su consecutivo tampoco queda libre. La corrección se hace emitiendo un comprobante nuevo con un número nuevo, no reescribiendo el que falló.
La razón es mecánica. El consecutivo viaja dentro de la clave numérica, de manera que dos comprobantes con el mismo consecutivo producen dos claves que chocan. La plataforma detecta la colisión y devuelve el segundo documento. Da lo mismo que el primero haya sido aceptado o rechazado: para efectos de la numeración, ya existió.
| Qué pasó con el envío | Estado del comprobante | Qué pasa con ese consecutivo |
|---|---|---|
| Hacienda lo aceptó | Válido | Ocupado. No se usa de nuevo. |
| Hacienda lo rechazó | Sin validez | Ocupado igual. Se emite otro comprobante, con número nuevo, que reemplaza al anterior. |
| Se envió y no llegó respuesta | Sin resolver | Ocupado mientras no se confirme. El estado se consulta con la clave del documento. |
| Nunca llegó a enviarse | No existe para Hacienda | Queda un hueco en su numeración. No se rellena. |
Cuando entra un rechazo el camino es corto: se corrige el dato que falló, se emite un comprobante nuevo y ese comprobante deja constancia de cuál está reemplazando. No hace falta una nota de crédito, porque no hay nada válido que anular. Vale la pena atender esos rechazos el mismo día, ya que mientras tanto el cliente anda con un documento que no tiene respaldo.
Esa constancia ahora tiene nombre propio. En la actualización del manual de Anexos y Estructuras del 22 de abril de 2026, Hacienda agregó el código de referencia 16, “sustituye comprobante electrónico rechazado”, que va en el comprobante nuevo apuntando al que se cayó. Se puede usar desde ya y es obligatorio a partir del 1.º de noviembre de 2026. Conviene saberlo por una razón práctica: quien haga la referencia con un código que no corresponde va a ver el reemplazo rechazado también.
La cuarta fila es la que más incomoda a quien lleva libros a la antigua, porque contradice una costumbre razonable: que la numeración de un talonario no tenga vacíos. En papel eso tenía sentido. Acá el vacío es información, y borrarlo cuesta más caro que dejarlo.
Dónde se rompeDe dónde sale un número repetido
Los consecutivos repetidos casi siempre nacen de un cambio de plataforma de facturación o de restaurar un respaldo viejo. En ninguno de los dos casos hubo mala intención: el contador simplemente quedó apuntando a un número que ya se había usado.
Se estrena sistema y la numeración arranca desde el principio. Los números bajos ya estaban usados en la plataforma anterior, así que Hacienda los devuelve uno por uno hasta que el contador alcanza el último número realmente emitido.
Alguien restaura una copia anterior por cualquier motivo. El contador de comprobantes retrocede con ella y desde ese momento empieza a repetir números que Hacienda ya tiene guardados.
El segundo caso es el más difícil de atribuir, porque los rechazos aparecen solos y el respaldo se restauró semanas antes por una razón que nadie relaciona con la facturación.
En los dos casos el negocio hizo lo correcto y aun así la numeración quedó desalineada. Por eso conviene saber de antemano cómo se comporta el sistema, en vez de descubrirlo el día que caen veinte rechazos seguidos.
De quién esEsto lo resuelve el sistema, no usted
Llevar el control de los consecutivos le corresponde al sistema de comprobantes electrónicos. La normativa se lo pide a él: que genere la numeración de forma automática y consecutiva, con medidas que garanticen que no se altere.
No es una crítica a nadie. Un corte de luz deja al sistema en el mismo estado que un descuido de diseño, y desde afuera los dos se ven idénticos: una pantalla que no responde y una factura que nadie sabe si llegó. La diferencia aparece después, en cómo se recupera.
Si usted trabaja solo y emite tres comprobantes al día, es probable que esto no lo toque nunca. Si tiene dos sucursales con caja propia, lo va a tocar. La numeración se separa por establecimiento y por terminal, y ese es justamente el punto donde dos cajas pueden pedir el mismo número al mismo tiempo.
¿Cómo sabe el sistema en qué quedó un comprobante que se envió y no recibió respuesta? La respuesta que suena bien: consulta el estado con la clave del documento hasta obtener una resolución, en lugar de dar por perdido el envío.
¿Puedo mover el consecutivo a mano? La respuesta que suena bien: sí, pero solo hacia adelante, y queda registrado quién lo hizo y cuándo.
¿Cada sucursal y cada terminal llevan su propia serie? Debería ser que sí, y sin que nadie tenga que acordarse de configurarlo cada vez que se agrega una caja.
¿Dónde veo la lista de comprobantes rechazados, con el motivo de cada uno? Si la única forma de saberlo es abrir el correo, va a haber rechazos que nadie note.
¿Qué pasa si dos cajas facturan en el mismo segundo? Alguien tiene que poder explicarle por qué eso no produce dos comprobantes con el mismo número.
El lunesQué hacer con el hueco que ya tiene
Un salto en la numeración de comprobantes no se corrige ni se rellena. Se documenta: basta con poder explicar, si alguien pregunta, qué pasó con ese número.
Vuelva al viernes de las seis de la tarde. El comprobante 139 salió y no llegó a buen puerto, sea porque Hacienda terminó rechazándolo o porque la respuesta nunca apareció. El 140 salió después y quedó aceptado. La venta está facturada, el cliente tiene su documento válido y el 139 no le debe nada a nadie. Lo único que hace falta es que el sistema pueda mostrarle ese 139 con su estado, en lugar de dejar el vacío sin explicación.
Un negocio que puede contestar esa pregunta en treinta segundos tiene resuelto el asunto. El resto es dejar que la numeración corra sin que nadie la toque.
Sobre quién escribe esto. Somos ZokaOne, un equipo costarricense que hace software de gestión y facturación electrónica para negocios de servicios. Escribimos sobre consecutivos porque es de las preguntas que más nos llegan, y porque la respuesta rara vez está donde el dueño del negocio la busca. Si prefiere resolverlo con su proveedor actual, las preguntas de la lista le sirven igual: la respuesta correcta no cambia según quién facture.
Preguntas frecuentes
¿Puedo volver a usar el consecutivo de una factura que Hacienda me rechazó?
No. Un comprobante electrónico rechazado pierde validez tributaria, pero su consecutivo queda ocupado de todos modos. La corrección se hace emitiendo un comprobante nuevo, con un consecutivo nuevo, que referencia al rechazado mediante el código 16 de la nota 9. Si se reenvía con el número anterior, la plataforma de Hacienda lo devuelve por duplicado.
¿Por qué mi numeración de facturas tiene saltos?
Porque el consecutivo se gasta al generarse, no al aceptarse. Cada comprobante que su sistema arma y transmite consume un número, aunque después sea rechazado o nunca reciba respuesta. Los saltos son el rastro de esos intentos y no hay que rellenarlos: basta con poder explicar qué pasó con cada número faltante.
Cambié de sistema de facturación y me rechazan todos los comprobantes. ¿Qué pasó?
Lo más probable es que el sistema nuevo haya arrancado la numeración desde el principio, repitiendo consecutivos que la plataforma anterior ya había enviado a Hacienda. La solución es ajustar el contador al último número realmente emitido, hacia adelante, para que la serie continúe donde quedó en lugar de reiniciarse.
Envié un comprobante y Hacienda nunca respondió. ¿Ese número se pierde?
Queda ocupado mientras no se confirme qué pasó con él. El estado de un comprobante se consulta con su clave, así que el sistema puede averiguarlo sin emitir nada nuevo. Generar otro número por las dudas es lo que produce duplicados, porque el primer envío pudo haber llegado.
¿Tengo que llevar yo el control de los consecutivos?
No. La normativa costarricense le pide al sistema de comprobantes electrónicos que genere la numeración de forma automática y consecutiva, con medidas que garanticen que no se altere. Es una función del software, no una tarea del dueño del negocio. Lo que sí conviene es saber cómo la resuelve su proveedor.
¿Cada sucursal y cada caja llevan su propia numeración?
Sí. El consecutivo de veinte dígitos identifica el establecimiento en sus primeras posiciones y la terminal de emisión en las siguientes, de modo que cada punto de venta mantiene una serie independiente. Así dos cajas pueden facturar al mismo tiempo sin pedir el mismo número.
¿Quiere ver esto funcionando en su negocio?
Le mostramos el sistema con sus propios datos en 20 minutos. Sin compromiso.