Facturación electrónica
Qué preguntar antes de contratar un sistema de facturación
El reglamento de comprobantes electrónicos le pide a usted conservar cinco años y al sistema que usa, dos meses. Esa diferencia es suya, y se cubre con cuatro preguntas antes de firmar.
Un sistema de facturación se prueba siempre por el mismo lado: cuánto tarda en emitir una factura, si el catálogo entra desde un Excel, si la pantalla se entiende sin manual. Es razonable, porque eso es lo que uno va a hacer todos los días. Lo que casi nunca se prueba es la salida.
El reglamento de comprobantes electrónicos reparte la obligación de guardar en dos pedazos muy desiguales. A usted le pide cinco años. Al sistema que usa, dos meses. Esos cincuenta y ocho meses de diferencia no los cubre nadie más, y es justo ahí donde valen la pena cuatro preguntas antes de firmar.
Conservar los comprobantes electrónicos es obligación del contribuyente, no del proveedor del sistema. Lo establece el artículo 22 del Decreto 44739-H, que remite al artículo 109 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios.
- El plazo es de cinco años y cubre lo emitido y lo recibido, con sus documentos asociados.
- Al sistema de emisión el reglamento solo le exige administrar dos meses de información transaccional.
- El facturador gratuito de Hacienda almacena dos meses. El decreto lo advierte en ese mismo artículo 22.
- El proveedor está obligado a permitirle descargar y respaldar todos sus documentos. Eso se puede exigir.
El plazo que es suyo
En Costa Rica los comprobantes electrónicos se conservan cinco años, y la obligación recae en el obligado tributario. El artículo 22 del Decreto 44739-H lo dice sin rodeos: hay que almacenar y conservar “todos aquellos comprobantes electrónicos generados, enviados y recibidos, así como los documentos asociados a estos, por un plazo de cinco años”.
Vale leer despacio dos partes de esa frase. La primera es “enviados y recibidos”: las facturas que le emiten sus proveedores cuentan igual que las suyas. La segunda es “los documentos asociados”, y ahí entra lo que más se olvida, que es la respuesta de Hacienda. El artículo 21 del mismo reglamento advierte que un comprobante sin su mensaje de aceptación “no podrá ser utilizado como respaldo de créditos fiscales ni como gastos deducibles”. El XML de la factura, solo, no termina de servir.
El artículo agrega una condición de calidad: hay que garantizar la inalterabilidad, la legibilidad, la accesibilidad y la consulta posterior de la información de los archivos XML. Guardar los PDF no cumple. El PDF es la representación gráfica; el documento con valor tributario es el XML firmado.
Y hay tres palabras que cambian la conversación entera: el reglamento pide conservar “en el soporte electrónico de su preferencia”. Nada lo obliga a dejarlos dentro de la cuenta de un proveedor.
Guardar cinco años de comprobantes no es un problema de espacio. Un negocio que emite trescientos comprobantes al mes acumula dieciocho mil archivos en cinco años, y un XML firmado pesa entre diez y veinticinco kilobytes.
Trescientos comprobantes al mes por sesenta meses son dieciocho mil archivos. A veinte kilobytes cada uno, el histórico completo cabe de sobra en la llave maya más barata que venden en una librería.
Por eso la pregunta nunca es dónde meterlos. Es si los puede sacar.
Dos meses
Al sistema de emisión el reglamento le pide mucho menos que a usted. El artículo 16 establece que los sistemas “deberán tener la capacidad de administrar la información transaccional referida a un período de al menos dos meses”, y que esa información “debe ser entregada por el proveedor al obligado tributario emisor, quien es responsable de su almacenamiento y conservación”.
Dos meses es un piso, no un techo, y conviene decirlo porque suena peor de lo que es. Hay proveedores que guardan el histórico completo y lo dejan descargar cuando uno quiera. Lo que el decreto fija es el mínimo exigible, y de ahí sale la única conclusión práctica: sobre cuánto guarda su sistema, el reglamento no le garantiza nada más allá de dos meses. Hay que preguntarlo.
A usted el reglamento le pide cinco años. Al sistema, dos meses.
El caso más claro lo escribió Hacienda sobre su propia herramienta. El artículo 22 cierra avisando que el facturador gratuito del Ministerio “permite el almacenamiento de comprobantes electrónicos únicamente por un período limitado de dos meses, por lo que los obligados tributarios que utilizan el referido sistema deben tomar las medidas de resguardo y almacenamiento respectivas”. Es el propio decreto diciéndole que el resguardo corre por su cuenta.
La obligación del proveedor que casi nadie invoca
El reglamento sí le impone algo al proveedor, y es exactamente lo que usted necesita. El artículo 5, inciso 4, lo lista entre sus obligaciones: “la solución tecnológica debe permitir la descarga y respaldo de todos los documentos que el emisor receptor electrónico haya generado, emitido y recibido por este medio, conforme los plazos de almacenamiento establecidos”.
Esa frase convierte la descarga en algo exigible. No dice “los documentos del último período”: dice todos, y los amarra a los plazos de almacenamiento, que son los cinco años del artículo 22. Un sistema que no deja bajar el histórico está incumpliendo una obligación, y el artículo 6 incluye el incumplimiento de obligaciones entre las causales para que la Administración Tributaria excluya a un proveedor.
No hace falta llegar ahí ni amenazar a nadie con eso. Alcanza con saber que la pregunta tiene respaldo cuando uno la hace.
Las cuatro preguntas
Las cuatro preguntas que conviene hacer antes de contratar un sistema de facturación electrónica son cómo se descarga el histórico completo, hasta cuándo se puede entrar a descargarlo, cuánto tiempo atrás llegan los comprobantes consultables, y si esa descarga se puede dejar programada.
| Pregunta | Respuesta que sirve | Respuesta que conviene anotar |
|---|---|---|
| ¿Cómo bajo todos mis XML, emitidos y recibidos, con su respuesta de Hacienda? | Hay una exportación por rango de fechas que entrega los XML firmados y sus respuestas | “Le damos los PDF” o “se lo preparamos si lo solicita” |
| ¿Hasta cuándo puedo entrar a descargarlos después de dejar el servicio? | Un plazo concreto, en días, con el usuario habilitado para descargar | “Mientras esté al día” o “nunca nos lo han pedido” |
| ¿Cuánto tiempo atrás llegan los comprobantes que puedo consultar hoy? | El histórico completo desde que empezó a emitir con el sistema | Cualquier cifra en meses, sobre todo si es dos |
| ¿Esa descarga se puede programar o hay que acordarse? | Queda automática, o al menos avisada, sin depender de que alguien se acuerde | “Cuando guste entra y la baja” |
La cuarta parece la menos importante y es la que más se rompe. Una descarga manual anual depende de que alguien la recuerde en un año cualquiera, y la memoria falla justo en los años ocupados. Si el respaldo depende de acordarse, todavía no hay respaldo.
Entre a su sistema y busque un comprobante de hace dos años. Lo que encuentre, o no encuentre, es su plazo real de conservación.
Descargue una factura cualquiera y mire qué archivo bajó. Si es un PDF, no es el documento que pide el reglamento.
Mande las cuatro preguntas por correo, aunque ya tenga el sistema contratado, y archive la respuesta. Un correo contestado sirve de otra manera que una llamada.
Sobre el facturador gratuito de Hacienda
TicoFactura es el facturador gratuito del Ministerio de Hacienda, disponible dentro de TRIBU-CR desde el 6 de octubre de 2025. Emite comprobantes válidos, no cuesta nada, y para quien factura poco puede ser suficiente.
Conviene aclarar algo que circula al revés. El artículo 16 del reglamento enumera categorías que “podrán” usar un facturador gratuito (servicios profesionales, micro y pequeña empresa acreditada, quienes están inscritos como receptor electrónico no emisor o emisor receptor electrónico no confirmante), y esa lista se ha leído como un límite. En diciembre de 2024 Tributación salió a decir lo contrario: el decreto “bajo ninguna circunstancia limita, restringe o impide su uso a quien lo requiera y desee utilizarlo”. En el mismo comunicado, su director general calificó de incorrecto que algunas empresas de facturación electrónica afirmaran que la herramienta estaba limitada a ciertos sectores.
Lo decimos nosotros, que vendemos un sistema de facturación: si lo único que necesita es emitir unos cuantos comprobantes al mes, pruebe primero el de Hacienda. Lo que sí hereda completo es la brecha de este artículo. Dos meses de almacenamiento significan que la descarga tiene que volverse costumbre mensual, y entonces el método del cuaderno vuelve a ser el mismo: una fecha fija en el calendario y una carpeta que no viva solo en la computadora del negocio.
La salida
Vuelva a la demostración del principio. Lo que se mira ahí es la entrada, y eso importa de verdad: se nota desde la primera semana y es con lo que uno convive todos los días.
La salida no se nota nunca, hasta el día en que hace falta. Un contador nuevo que pide los XML de hace tres años, o una consulta de Tributación por un período viejo. Ese día el plazo que corre es de cinco años y es suyo, aunque los archivos estén en una cuenta ajena. Son cuatro preguntas y un correo guardado.
El comprobante es suyo. El acceso al comprobante hay que asegurarlo aparte.
Sobre quién escribe esto. Somos ZokaOne, un equipo costarricense que hace software de gestión y facturación electrónica para negocios de servicios. Escribimos sobre esto porque las cuatro preguntas también se nos pueden hacer a nosotros, y porque la brecha entre los cinco años y los dos meses aparece cuando alguien migra y descubre que solo tiene los PDF. Si después de leer esto se queda con el facturador de Hacienda, el artículo le sirve igual. Este texto es informativo y no sustituye la asesoría de un profesional en materia tributaria.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos años tengo que guardar las facturas electrónicas en Costa Rica?
Cinco años. El artículo 22 del Decreto 44739-H obliga al contribuyente a almacenar y conservar los comprobantes electrónicos generados, enviados y recibidos, junto con sus documentos asociados, por ese plazo, remitiendo al artículo 109 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios. La obligación es suya, no del proveedor del sistema.
¿Si cambio de sistema de facturación pierdo los comprobantes anteriores?
No deberían perderse. El artículo 5 del reglamento obliga al proveedor a que su solución permita la descarga y respaldo de todos los documentos que el emisor haya generado, emitido y recibido. Conviene hacer esa descarga antes de cerrar la cuenta y verificar que lo que baja son los XML firmados, no solo los PDF.
¿El facturador gratuito de Hacienda guarda mis comprobantes?
Solo dos meses. El propio artículo 22 del Decreto 44739-H advierte que el sistema gratuito del Ministerio permite el almacenamiento únicamente por un período limitado de dos meses, y que quienes lo usan deben tomar las medidas de resguardo respectivas. La descarga tiene que volverse una rutina mensual.
¿Puedo usar TicoFactura si no soy pyme ni doy servicios profesionales?
Sí. Aunque el artículo 16 enumera categorías que podrán usar un facturador gratuito, Tributación aclaró en diciembre de 2024 que el decreto bajo ninguna circunstancia limita, restringe o impide su uso a quien lo requiera y desee utilizarlo. Esa lista no funciona como una restricción por sector.
¿Guardar los PDF de las facturas es suficiente para Hacienda?
No. El documento con valor tributario es el XML firmado, y el reglamento exige garantizar la inalterabilidad, legibilidad, accesibilidad y consulta posterior de la información de esos archivos. El PDF es solo la representación gráfica. Además hay que conservar el mensaje de aceptación que Hacienda devuelve por cada comprobante.
¿Desde cuándo es obligatoria la versión 4.4 de comprobantes electrónicos?
Desde el 1 de setiembre de 2025. La resolución MH-DGT-RES-0027-2024 fijó las disposiciones técnicas de la versión 4.4 y habilitó su uso voluntario desde abril de 2025; la resolución MH-DGT-RES-0001-2025 corrió la adopción obligatoria a esa fecha de setiembre.
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